Print

בפרק זה נעסוק ביצירת הזמנות והפקת מסמכים

הקדמה
במידה ונרצה להדפיס מסמכים עם ביצוע הזמנה (לדוגמא קבלה או תעודת אחריות), נוודא שלמחשב מחוברת מדפסת תקינה. בנוסף, נוודא שמותקן עסק פעיל במערכת כפי שהוסבר בפרק "הגדרות עסק/חברה", ושהמסמכים קיימים ומוגדרים כפי שהוסבר בפרק "הגדרות מסמכים".

הקמת הזמנה חדשה
על מנת להקים הזמנה חדשה נפתח את כרטיס הלקוח עבורו מתבצעת ההזמנה ונעבור ללשונית "מכירות". בלשונית זו נראה את כל ההזמנות שבוצעו עבור לקוח זה. נוכל לסנן את ההצגה לפי תאריכים על ידי סימון האפשרות המתאימה.

כעת נלחץ על כפתור "הזמנה חדשה" שבסרגל הכלים. פעולה זו תפתח בפנינו חלון הזמנה המכיל שתי לשוניות: מוצרים ותשלומים.

לשונית מוצרים
בלשונית המוצרים נלחץ על השורה הריקה של שם המוצר ונבחר את המוצר הרצוי מרשימת המוצרים שנפתחה בפנינו. במידה והמוצר לא קיים, נוכל להקליד באופן ידני את שם המוצר או ללחוץ על כפתור ה"הוסף למלאי" ולהוסיף מוצר חדש.

כעת נלחץ על עמודת הכמות שבשורת המוצר ונקליד את כמות היחידות מהמוצר שהלקוח הזמין. נשים לב כי כמות המוצרים במלאי תתעדכן רק במידה שהכמות שהוזמנה אינה גדולה מהכמות המוגדרת בשדה ה"מלאי". במידה ואין כך הדבר, כמות המלאי שתוצג תהיה 0.

נוכל לעדכן את מחיר המוצר באחת משתי העמודות (כולל מע"מ או לא כולל מע"מ), בעוד שהשנייה תתעדכן באופן אוטומטי.

בעמודת ה"סה"כ" נוכל לראות את סך כל הכמות שהוזמנה, ואת העלות הכוללת של העסקה. נתונים אלה מופקים בחישוב הנתונים הקודמים שהוקלדו בטופס ההזמנה, ומשתנים בהתאם לשינויים בנתוני ההזמנה.

לשונית תשלומים
בלשונית זו נוכל להגדיר את סוג התשלום ואת סכומו. במידה והרכישה מתבצעת באמצעות כרטיס אשראי דרך הטלפון כפי שהוסבר בפרק "אמצעי תשלום" נמלא את פרטי כרטיס האשראי של ההזמנה.

כעת נמלא את התאריך ואת שם הסוכן שביצע את ההזמנה. נוכל למלא פרטים נוספים לפי השדות שהגדרנו ב"שדות בהתאמה אישית".

לאחר שמילאנו את ההגדרות הללו נלחץ על "אישור". פעולה זו תיצור עבורנו מספר הזמנה המשמש לזיהוי ייחודי של ההזמנה.

עריכת הזמנה קיימת
על מנת לערוך שינויים בפרטי הזמנה קיימת נלחץ על ההזמנה עצמה ולאחר מכן על "הצג/ערוך". נשנה את ההגדרות הרצויות, ולאחר מכן נלחץ על "אישור".

הפקת מסמך
על מנת להפיק מסמך נלחץ על לשונית "מסמכים" שבתחתית חלון ההזמנה ולאחר מכן נלחץ על המקש הימני של העכבר מעל המסמך אותו נרצה להדפיס. כעת נבחר באפשרות "הדפסה". במידה והמסמך מודפס בפעם הראשונה נתבקש להקליד עבורו מספר סידורי לצורך שמירה על מספור רציף. לאחר מכן יופיע חלון הדפסה סטנדרטי כמו בWord, בו נוכל לקבוע את כמות העותקים. במידה והדפסנו יותר מעותק אחד, המילה "מקור" תופיע רק על העותק הראשון בעוד שבשאר העותקים תופיע המילה "עותק".

ניתן להפיק מסמכים לשליחה בפקס או במייל על ידי לחיצה על המקש הימני על המסמך הרצוי ובחירה באפשרות המתאימה.

סגירת הזמנה
ברגע שקיבלנו מהלקוח את התשלום נוכל לסגור את ההזמנה על ידי לחיצה על "סגור הזמנה" בסרגל הכלים או בתפריט המופיע ליד מספר ההזמנה בצידו השמאלי התחתון של המסך

ביטול הזמנה
על מנת לבטל הזמנה נלחץ על האפשרות המתאימה בתפריט הנמצא בצידו התחתון השמאלי של המסך בסמוך למספר ההזמנה. מספר ההזמנה לא ישוחרר אלא יופיע כהזמנה מבוטלת

רשימת ההזמנות
נוכל לראות את כל ההזמנות שבוצעו דרך המערכת על ידי לחיצה על "מכירות"-"הזמנות" בתפריט הראשי. ניתן לסנן את רשימת ההזמנות לפי תאריכי ביצוע ההזמנה, או לפי המשתמש שפתח את ההזמנה.

ליד כל הזמנה נוכל לראות את הסטטוס שלה:

· הזמנה פתוחה תופיע בצהוב.
· הזמנה סגורה תופיע באפור.
· הזמנה שבוטלה תופיע באפור בליווי פס מחיקה שחור.

נוכל לפתוח את פרטי ההזמנה על ידי לחיצה כפולה על ההזמנה הרצויה.

רשימת המסמכים
נוכל לראות את כל ההזמנות שבוצעו דרך המערכת על ידי לחיצה על "מכירות"-"הזמנות" בתפריט הראשי. ניתן לסנן את רשימת ההזמנות לפי תאריכי ביצוע ההזמנה, או לפי סוג המסמך המבוקש. ניתן אף לסנן את המסמכים לפי נתוני המסמך כגון מספר ההזמנה או שם הלקוח.
נוכל לפתוח את המסמך לתצוגה מקדימה על ידי לחיצה כפולה על המסמך.
נוכל להדפיס את המסמך על ידי לחיצה על כפתור ה"צור העתק".

עד כאן הפרק "יצירת הזמנות והפקת מסמכים".