Print

בפרק זה נעסוק בהגדרת מסמכים ועורך מקשרון.

הקדמה
בתוכנת המקשרון מוגדרים מבעוד מעוד מספר מסמכים חיוניים לניהול עסק כמו חשבונית, קבלה, מסמך הצעת מחיר בשפה שהגדרנו בפרק "הגדרות עסק/חברה". מסמכים אלו מוגדרים מראש, אך ניתן לבצע בהם שינויים והתאמות כגון שינוי לוגו, שינוי תנאי וכו'. בנוסף, ניתן להגדיר ב"עורך המקשרון" תבניות קבועות למסמכים הנדרשים לעסק כגון חוזים, מכתבים, ותעודות בהתאמה אישית.

בחירת מסמך
נכנס ל"מכירות"-"הגדרות" ונבחר באפשרות "מסמכים" על מנת לפתוח את רשימת המסמכים הקיימים בתוכנה. על מנת לשנות מסמך קיים נלחץ עליו פעם אחת, ולאחר מכן נלחץ על "הצג/ערוך" בסרגל הכלים, או נלחץ עליו לחיצה כפולה.

עורך המקשרון
כעת נפתח בפנינו עורך המקשרון – עורך קל וידידותי למשתמש שמזכיר את תוכנת הMicrosoft Word. באמצעות העורך ניתן לבצע פעולות עריכת טקסט פשוטות כגון כתיבה, הדבקה, העתקה. העורך מאפשר לנו לבצע גם פעולות טקסט מתקדמות יותר כגון צירוף תמונות וקבצים למסמך קיים, הכנסת מאקרו וכו'.

צירוף תמונה
על מנת לצרף תמונה למסמך מוגדר (למשל לוגו של החברה) נלחץ עם העכבר על המקום בו נרצה להוסיף את התמונה. לאחר שהסמן המהבהב יראה את מיקומו נכנס ל"הכנס"-"תמונה", או שנלחץ על כפתור הוספת התמונה בשורת הכלים התחתונה. נבחר תמונה מהמחשב על ידי לחיצה על כפתור "דפדוף" (Browse), ולאחר מכן על "אישור".

ניתן לשנות את גודל התמונה על ידי גרירת הגבולות שלה בעורך.

מקרו
מקרו היא אפשרות מוגדרת בתוך המסמך המאפשרת הזנת נתונים אוטומטית של המערכת מטפסים אחרים השמורים בה. למשל, נוכל להגדיר באמצעות האפשרות (!FirstName!) הוספה אוטומטית של שם פרטי מתוך כרטיס הלקוח אליו נשלח המסמך.

על מנת להוסיף מקרו חדש לתוך הטופס, נבחר את מיקומו על ידי לחיצה על המקום הרצוי. לאחר שהסמן המהבהב יראה את מיקומו נלחץ על "מקרו" בסרגל הכלים העליון, ונבחר בלשונית עם קטגוריית הנתונים אליה שייך המידע אותו נרצה להוסיף. ניתן להוסיף כל נתון שנרצה מנתוני הלקוח המופיעים במערכת כגון פרטים אישיים, שיחות שבוצעו עם הלקוח, מכירות שנעשו בעבר ועוד.

נסמן נקודה מול המידע הרצוי ונלחץ על "אישור".

שמירת מסמך
על מנת לשמור מסמך נלחץ על אפשרות "שמור" בסרגל הכלים העליון. כעת נפתח בפנינו חלון עם שם המסמך, ולידו נוכל לראות את קבוצות ההרשאה למסמך זה. נבחר את המשתמשים שלהם נרצה לתת הרשאה למסמך זה, ונשמור אותו סופית על ידי לחיצה על "אישור".

יצירת מסמך חדש
נלחץ על כפתור "מסמך חדש" שבסרגל הכלים. נפתח בפנינו חלון ריק, שבתוכו ניתן להקליד את טקסט המסמך, ולהוסיף מקרו ותמונות כפי שהוסבר לעיל.

נוכל לשנות את עיצוב הטקסט, מיקומו, ולהצמיד אותו לשמאל או לימין על ידי שימוש בסרגל הכלים בצידו התחתון של המסך.

פורמט
שינוי גופן יתבצע ב"פורמט"-"פונט".

מאפשרות "פורמט" נוכל להכניס רשימה ממסופרת, רשימה לא ממוספרת, להוסיף רקע צבעוני למסמך, לשנות רווח בין שורות או קידוד.
ניתן לשנות את גודל המסמך בהדפסה על ידי בחירה ב"פורמט"-"הגדרות דף".
על ידי לחיצה על "פורמט"-"נקה מסמך" נוכל למחוק את כל תוכנו.
במידה והמסמך מיועד לשליחה בפקס או במייל, נוכל להוסיף לו כותרת.
במידה והמסמך מיועד לשליחה במייל, נוכל להוסיף לו היפר קישור, ואף לצרף קבצים.

אפשרויות כלליות
במידה וביצענו במסמך שינוי שלא רצינו לעשות, נוכל לחזור למבנה המקורי של המסמך על ידי בחירת המסמך בחלון המסמכים, לחיצה על המקש הימני של העכבר, ובחירה ב"אפס גוף ההודעה". אפשרות זו תגרום לאיפוסו של המסמך, ותחזיר אותו לצורתו המקורית עם ההפעלה הבאה של התוכנה.

על ידי בחירת המסמך ולחיצה על "מחק" נוכל למחוק אותו לגמרי. לא ניתן לשחזר מסמך מחוק.

ניתן לראות את כל המסמכים השמורים בתוכנה גם בחלון ההזמנה בלשונית "מסמכים".

עד כאן פרק "הגדרת מסמכים".