שליחת מיילים

בפרק זה נעסוק בהגדרת מייל ושליחתו

לפני ההגדרה, נא וודאו שיש ברשותכם תיבת מייל פעילה המוגדרת בשרת SMTP.

הגדרת כתובת מייל
להגדרת המייל בתוכנת "מקשרון", בואו נכנס ל"ראשי"-"הגדרות" ואז – ללשונית "מייל". נלחץ על כפתור "הוסף".

נמלא פרטים בלשונית "כללי":
שם חשבון – שם שתחתיו החשבון יהיה רשום בתוכנת מקשרון.
שם תצוגה –שם שמקבל המייל יראה בשורה "מ:".
כתובת השב – כתובת שאליו יגיע המייל שיישלח ע"י המקבל בלחיצת "השב".

נמלא פרטים בלשונית "שרתים":
ב"שרת SMTP" אפשר לבחור אפשרות " שרת SMTP מרוחק", ז"א שרת חיצוני, שיקבל מיילים הנשלחים למחשב וידאג להעביר אותם ליעדם. במידה ונבחרה אפשרות זאת – נמלא פרטי חשבון מייל (ניתן להשתמש בחשבון הספק, חשבון Gmail או הגדרות אחרות). לדוגמא, אם בחרנו בחשבון Gmail, צריך להכניס בשם שרת יוצא SMTP את smtp.gmail.com , בשם משתמש לשים כתובת מייל מלא בGmail ובסיסמה – סיסמה רגילה.

ניתן גם להשתמש בשרת SMTP מובנה, אופציה זאת שולחת מיילים ישירות לתיבות דואר של המקבלים.
יתרונות: אפשרות זאת טובה במידה ואתם רוצים לעקוף מגבלות של ספק האינטרנט ולקבל סטטוס שליחה בזמן אמת.
חסרונות: האמות מתבצע מול שרתי דואר כמו HOTMAIL, GMAIL וכד... חייבים לשמור על חוקים כדי שהדואר יגיע לתיבה. כמו IP קבוע, כתובת מייל מוגדר לאותו IP ועד... ניתן למצאו חוקים באינטרנט.

נמלא פרטים בלשונית "מתקדם":
מספר פורט של שרת יוצא והאם הוא מאובטח בSSL - נתונים אלה תלויים בחשבון מייל. לדוגמא, אם בחרנו בחשבון Gmail, פורט של שרת יוצא יהיה 465, וצריך לסמן V בSSL.
זמן חוסר תגובה בשרת – זמן שהתוכנה ממתינה, לפני ששליחת מייל ליעד מסוים תוגדר כ"כשלון", ותתחיל שליחת המייל הבא. ברירת המחדל היא 100 שניות, במקרה ויש במייל תמונות או קבצים מצורפים, רצוי להגדיל אותה ל500-1000 שניות. מספר המיילים שנשלחים במקביל ומספר המיילים בדקה (כמות ההודעות שניתן לשלוח בדקה, גם אם הם נשלחים ברצף, ולא במקביל) – אלה הם הגבלות מקסימליות (שנקבעות לפי ערך נמוך מבינהם), ולא התחייבות. כמו כן, חלק מספקי מייל לא מאפשרים לשלוח הרבה מיילים בו-זמנית או בדקה ומבצעים חסימות, במקרים כאלה מומלץ להוריד את שני המספרים ל4-6.

בסיום ההגדרות, יש ללחוץ "אישור".

ההגדרות ניתן להגביל שעות שליחה רצויות (שעות שבהם יישלח המייל, אם "הגבל שעות שליחה" בחלון לא תסומן, השליחה תתבצע מיד), יש לסמן V ליד "התחנה שולחת אימיילים" שהמיילים יישלחו מהמחשב הזה. במידה ומוגדרים מספר חשבונות מייל, ניתן לבחור באחד מהם שיהיה חשבון ברירת מחדל. לשם כך, נקליק עם העכבר על החשבון הרצוי ואז נעל הכפתור "ברירת מחדל". חשבון ברירת מחדל מסומן בכתב מעובה.

שליחת מייל
נעבור ל"רשימת לקוחות" ונסמן ב-V את אלו שאליהם אנו רוצים לשלוח מייל. נית לסמן לקוחות בודדים, או להציג קבוצת לקוחות לפי המאפיינים הנדרשים (ראה "חיפוש ופילוח נתונים") ואז לעשות קליק ימני על רשימת הלקוחות שהתקבלה ולבחור "סמן הכל". אחרי זה נלחץ על כפתור "שלח אימייל" בסרגל כלים (או נבחר "שלח אימייל" מתוך תפריט "קמפיין". נפתח חלון "עורך המקשרון", שבתוכו נוכל לבנות מייל חדש (ראה "הגדרות מסמכים").

להכנסת היפר-קישור נקליק עם העכבר על קטע בטקסט אליה אנחנו רוצי לעשות היפר-קישור, ואחרי שהיא תסומן בשחור, ניכנס ל"אימייל"-"היפר-קישור" (או נלחץ על כפתור צירוף היפר-קישור בשורת כלים תחתונה), בשדה נשים כתובת באינטרנט (לדוגמא, של אתר החברה) ונעשה "אישור". הקטע עם היפר-קישור מופיע בטקסט בצבע שונה ועם קו תחתון, ובקליק אליו –ייפתח אתר אינטרנט שכתובתו הכנסנו. לצירוף קבצים, ניכנס ל"אימייל"-"צרף קובץ" (או נלחץ על כפתור צירוף קובץ בשורה עליונה), נבחר קובץ שברצונינו לצרף ונלחץ “אישור".

כדי להעלות מייל קיים, נכנס ל"קמפיין", נבחר מסמך קיים וקליק עליו לפתיחה.

כשהמייל יהיה מוכן לשליחה, נלחץ על כפתור "שלח אימייל" בסרגל כלים.

אחרי לחיצה על "שלח אימייל", מופיע חלון של פרטי הקמפיין. ניתן לקמפיין שם חדש, או נשאיר שם של קמפיין קיים (יופיע בשדה "שם הקמפיין", במידה ומקודם בחרנו מסמך קיים), ונסמן ב-V "שמור קמפיין". במידה וממשיכים קמפיין קיים, שייתכן כבר כלל לקוחות שבחרנו לשליחה נוכחית, ניתן לסמן "שייך רק לישות חדשה" למניעת שליחה כפולה.

ניהול קמפיינים
עכשיו נעבור ללשונית "ניהול קמפיינים", ונמצא בו קמפיין מייל ששלחנו זה עתה. מימין לשם הקמפיין ניתן לראות 3 עמודות, המראות את סטטוס הקמפיין – כמה מסך מיילים נשלחו תקין, בכמה התקבלה השגיאה, וכמה מחכים בתור לשליחתם.

בקליק ימני על שם הקמפיין, נוכל להציג פרטים: מי הם הלקוחות שנמצאים בקמפיין, מה הסטטוס של המייל שנשלח לכל לקוח. סרגל כלים למעלה מאפשר לפלח את הנתונים לפי מאפיינים שונים (תאריך וזמן שליחה, סטטוס השליחה וכו'). בקליק ימני על שם הקמפיין, נוכל גם לראות את תוכן המייל שנשלח בקמפיין, לבטל אותו באמצע (ע"י מחיקה של אלה שעדיין לא נשלחו או שגויים), או לנסות לשלוח שגויים מחדש. כמו כן, בקליק ימני נוכל לבצע רענון ,במידה והוכנסו שינויים בקמפיין אחרי תחילתו – יש לשים לב שפעולה זאת תעצור את ביצוע הקמפיין מיד, ותחדש אותו תוך כמה שניות, אחרי עדכון השינויים.

בתוך פרטי הקמפיין, נוכל לעשות קליק ימני על רשימת הלקוחות שבקמפיין, לביצוע פעולות עליהם. חוץ מפעולות ברורות של בחירה ומחיקה, קיימת כאן גם אפשרות של תצוגת כפולים – בעזרתה ניתן לברר, האם היו מקרים שאותו מייל נשלח (או מיועד להישלח) ללקוח כלשהו יותר מפעם אחד.

בכרטיס הלקוח, ניתן לראות את כל המיילים שנשלחו אליו. לצורך זה, נפתח כרטיס לקוח ונכנס ללשונית "התקשרויות". כאן נמצאות כל התקשרויות עם הלקוח, וניתן לסנן אותם לפי תאריכים (ע"י סימון V-ים ב"מ:" ו"עד:" ובחירת תאריכים רצויים בהתאם) וגם להציג מתוכה רשימת מיילים, ע"י סימון V ב"אימייל" בלבד. ברשימה שתוצג, אנו רואים את כל המיילים, שנשלחו ללקוח, ולכל מייל - מתי הוא נשלח, במסגרת איזה קמפיין ומה הסטטוס של השליחה. בקליק שמאלי כפול על שורת מייל נוכל לראות את המייל עצמו, בקליק ימני נוכל לאפס היסתוריית מיילים ללקוח או לייצא את רשימת המיילים לקובץ אקסל.

עד כאן פרק "שליחת מיילים".

בעיות נפוצות בשליחת מיילים

תיאור הבעיה	גורם לבעיה	פתרון
מיילים לא יוצאים, אין הודעת שגיאה בסטטוס	הגדרות מייל שגויות	לוודא הגדרות מייל ב"ראשי"-"הגדרות", לוודא שחשבון מייל הוא חשבון SMTP, וששם השרת, שם משתמש וסיסמה רשומים נכון (שם משתמש זה חלק מכתובת מייל שבא לפני ה"שטרודל", על אף שלפעמים יש צורך להכניס כתובת מייל מלאה במקום שם משתמש)
מיילים לא יוצאים, הודעת שגיאה על חסימה בסטטוס	מייל מוגדר כדואר זבל בגלל שליחה המונית	להיכנס להגדרות מייל, לוודא שכמות המיילים בדקה וכמות המיילים שנשלחים בו-זמנית מוגבלים שניהם ל4-6 אם זה לא עוזר - ליצור קשר עם ספק האינטרנט

חזרה למדריך

אודות החברה

דרושים

משקיעים

צור קשר